Comité de administración
*El comité de administración tiene a su cargo la parte financiera,como por ejemplo el movimiento de cuentas, pagos, facturas, recaudos por inscripciones), y también el apoyo logístico en general.
Comité académico
*El comité académico se encarga de hacer todo el proceso de los contactos con los conferencistas, exponentes, participantes en mesas redondas y relatores.También este comité verifica las areás de desplazamiento, y la estadía de los conferencistas.
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Comité de relaciones públicas
El comité de relaciones públicas tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atrención directa de los partiicipantes de la organización.
Promoción y Divulgación
La promoción y divulgación es difundir un tema o un evento, promover o publicar algo para el alcance del público.
Ejemplo: En un colegio se difunde un evento de actividad del día del libro repartiendo flyers.
Inscripciones
En este momento es el cuál cuando llega una persona a una institución y la secretaria o la asistente le pregunta a que viene y la nota y llama para que la persona valla y se comunique con quién tiene que hacerlo.
Ejemplo: Llega una niña a entrevista y se comunica con la asistente para que la dirija a la oficina de entrevistas.
Escarapelas y materiales
Este es un distintivo y una carpeta con la información respectiva que se les da a las personas ya seleccionadas al momento de inscripción de la organización.
Ejemplo: Secretaria ya seleccionada es llamada por la empresa para entregarle del distintivo y su carpeta respectiva.
Recepción, alojamiento e información
Es cuando el secretario se encarga del todas la medidas del viaje del alojamiento, y la confirmación de los asistentes que participarán de este evento.
Ejemplo: en la empresa hay un evento y la confimación fue con una semana de anticipación y se le cuenta a la secretaria para que reserve el alojamiento en él hotel ya seleccionado.
Transporte
Es el encargado de todo relacionado con la movilización de los participantes del evento de la organización.
Ejemplo: Se le informa a la asistente de que va a haber un evento fuera de la empresa y ella se encarga de llamar una van para transportar a los participantes.
Actos sociales
En el caso de este evento el asistente debe estar encargado antes y durante el evento del menú, y en contacto con los subcomités, también de contratar la animación según el caso y con actos culturales dependiendo el caso.
Ejemplo: se anuncia que abrá un evento cultural fuera de la empresa y se les dice a los trabajadores que tendrán un día libre para que puedan participar de está y se les lleva a ver aquella actividad.
Protocolo
El protocolo es el encargado de toda la parte escencial del evento la ubicación del local arrendado, la decoración, los invitados especiales o por los que se hace aquello, haciendoles detalles como regalarles flores junto con la invitación en el hotel determinado por el encargado.También está a cargo de que les lleguen los folletos o flyers adecuados dependiendo de la categoría del evento.
Ejemplo: El encargado del evento no mandó las invitaciones al hotel indicado y entonces la gente se atrasó algunos no pudieron ir ya que tenían otros planes, etc.
Secretaria del evento
La secretaria del evento es la encargada y responsable de la recolección, elaboración de originales, correción, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad. Debe estar en todo lo que es documento, invitaciónes, envió, correspondencias. También de la información publicada en el diario y la programación del día a día.
Ejemplo: Secretaria publica mal en el diario de que se trataba este evento y a nadie le llamó la atención y decidieron no participar en aquel evento.
¿En qué consiste la planificación de un evento?
1.-Definir los objetivos:Es indispensable definir los objetivos generales y específicos para la fase de preparación de la realización del evento.
Ejemplo:
